¿Qué es la Apostilla de La Haya?
La Apostilla de La Haya es un mecanismo destinado a simplificar la circulación internacional de documentos públicos entre los Estados vinculados por el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961.
Cuando un documento público expedido en un Estado debe presentarse ante las autoridades de otro, puede ser necesario comprobar oficialmente su autenticidad. El sistema tradicional para realizar esta comprobación es la legalización, que puede exigir la intervención sucesiva de distintas autoridades.
El Convenio de La Haya sustituye este procedimiento, en los casos comprendidos en su ámbito de aplicación, por una única formalidad: la fijación de la Apostilla por una autoridad competente del Estado del que procede el documento.
La Apostilla certifica exclusivamente:
- La autenticidad de la firma que figura en el documento.
- La calidad o condición en que ha actuado su firmante.
- En su caso, la identidad del sello o timbre del que está revestido el documento.
Por tanto, no supone una comprobación del contenido material del documento ni acredita la validez jurídica de las declaraciones que contenga.
¿Dónde se regula?
La Apostilla de La Haya se regula principalmente en el Convenio de 5 de octubre de 1961 por el que se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros, ratificado por España mediante Instrumento de 10 de abril de 1978 y en vigor para España desde el 25 de septiembre de 1978.
En el ordenamiento español, deben tenerse en cuenta también:
- El Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre, que determina las autoridades y funcionarios competentes para realizar la legalización única o Apostilla en España.
- La Orden JUS/1207/2011, de 4 de mayo, que crea y regula el Registro Electrónico de Apostillas y establece el procedimiento para su emisión en soporte papel y electrónico.
Además, dentro de la Unión Europea, determinados documentos públicos están exentos tanto de legalización como de Apostilla en virtud del Reglamento 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016.
¿En qué se diferencia del trámite ordinario de legalización?
La principal diferencia consiste en que la Apostilla establece un procedimiento simplificado de legalización única, evitando que el documento tenga que superar la cadena ordinaria de autenticaciones exigida cuando no resulta aplicable el Convenio de La Haya.
En el procedimiento tradicional de legalización pueden intervenir sucesivamente autoridades del Estado que expide el documento y las autoridades diplomáticas o consulares correspondientes al Estado en el que pretende utilizarse.
En cambio, si el documento entra dentro del ámbito del Convenio y debe circular entre Estados respecto de los cuales este resulte aplicable, basta con que la autoridad competente del Estado de origen expida la Apostilla. El Estado de destino no puede exigir una legalización diplomática o consular adicional para autenticar la firma, la condición del firmante o el sello del documento. De esta manera, el trámite resulta considerablemente más ágil.
¿Cuáles son los países firmantes a los que se aplica el trámite de Apostilla?
El Convenio de La Haya cuenta actualmente con una aplicación muy extensa a escala internacional, que alcanza, en junio de 2026, a 130 Partes contratantes, entre las que se encuentran España y numerosos Estados europeos, americanos, asiáticos, africanos y de Oceanía.
Por otro lado, para saber si la Apostilla es aplicable a un caso concreto no basta con comprobar que un determinado Estado aparece entre las Partes contratantes; debe verificarse que el Convenio haya entrado en vigor respecto del Estado correspondiente y que resulte aplicable en las relaciones entre el Estado del que procede el documento y aquel en el que se pretende presentar.
¿En qué consiste la Apostilla?
La Apostilla consiste en una anotación oficial que se incorpora al propio documento público o a una prolongación unida a este.
Su formato básico está establecido en el anexo del Convenio de La Haya. La Apostilla debe adoptar la forma de un cuadrado de, al menos, 9 centímetros de lado y ajustarse al modelo previsto en el propio Convenio.
La anotación comienza con el título en francés Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Aunque el resto de su contenido puede redactarse en la lengua oficial de la autoridad que la expide y las menciones pueden aparecer también en una segunda lengua, dicho título debe mantenerse en francés.
La Apostilla contiene una serie de datos normalizados referidos tanto al documento original como a su certificación:
- País en el que se expide.
- Persona que ha firmado el documento público.
- Calidad en la que ha actuado el firmante.
- Sello o timbre del que se encuentra revestido el documento.
- Lugar en el que se certifica.
- Fecha de la certificación.
- Autoridad que expide la Apostilla.
- Número de la Apostilla.
- Sello o timbre de la autoridad que la expide.
- Firma correspondiente.
De este modo, la autoridad que expide la Apostilla no certifica el contenido del documento, sino únicamente los elementos formales necesarios para acreditar su autenticidad en los términos establecidos por el Convenio.
En España también se contempla la Apostilla electrónica. Las Apostillas expedidas por las autoridades competentes españolas, tanto en papel como electrónicas, se incorporan al Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio competente en materia de Justicia.
¿Qué documentos se pueden apostillar?
El Convenio establece qué documentos tienen la consideración de documentos públicos a efectos de la Apostilla.
En términos generales, pueden apostillarse:
Documentos judiciales
Comprenden los documentos procedentes de autoridades o funcionarios vinculados a órganos jurisdiccionales, incluidos los provenientes del Ministerio Fiscal y otros funcionarios judiciales.
Documentos administrativos
Pueden apostillarse los documentos expedidos por las Administraciones públicas y sus autoridades y funcionarios, siempre que no estén comprendidos en alguna de las exclusiones establecidas por el Convenio.
Dentro de esta categoría pueden encontrarse, entre otros, determinados documentos del Registro Civil y documentos expedidos por la Administración General del Estado, las comunidades autónomas, las entidades locales u otros organismos públicos.
Documentos notariales
Los documentos autorizados por notario pueden igualmente someterse a Apostilla. En España, su apostillado está sometido a unas reglas específicas de competencia y corresponde a las autoridades notariales previstas legalmente.
Certificaciones oficiales sobre documentos privados
Un documento privado, por sí mismo, no adquiere la condición de documento público a efectos del Convenio. Sin embargo, sí pueden apostillarse determinadas certificaciones oficiales incorporadas a documentos privados, como las menciones de registro, las comprobaciones de la certeza de una fecha o las autenticaciones de firmas.
¿Qué documentos no pueden someterse a la Apostilla de La Haya?
El Convenio de La haya excluye expresamente determinados documentos de la posibilidad de someterse al trámite de la Apostilla. Así, no pueden apostillarse conforme a este sistema:
- Los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares.
- Los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera.
Además, debe tenerse presente que un documento no necesita Apostilla cuando exista una disposición legal, convencional o reglamentaria que elimine esta exigencia. Es lo que sucede con determinados documentos públicos entre Estados miembros de la Unión Europea comprendidos en el Reglamento 2016/1191.
¿Qué autoridades son competentes para emitir la Apostilla?
En España, la autoridad competente para emitir la Apostilla depende de la naturaleza del documento, conforme a lo previsto en el Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre.
- Para los documentos administrativos y judiciales, pueden ser competentes determinadas autoridades de los Tribunales Superiores de Justicia, del Ministerio de Justicia y de sus Gerencias Territoriales.
- Los documentos judiciales del Tribunal Supremo y de la Audiencia Nacional deben apostillarse ante sus respectivos secretarios de Gobierno (actual cuerpo de letrados de la Administración de Justicia).
- En el caso de los documentos notariales, la competencia corresponde a los decanos de los Colegios Notariales o a los notarios en quienes deleguen.
Por tanto, antes de solicitar la Apostilla conviene identificar el tipo de documento y consultar cuál es la autoridad competente en cada caso.
¿Qué plazo de vigencia tiene la Apostilla?
El Convenio de La Haya no establece un plazo general de caducidad de la Apostilla. No obstante, si el documento apostillado tiene un determinado período de validez o la autoridad ante la que debe presentarse exige que haya sido expedido recientemente, la existencia de una Apostilla no prolonga ese plazo.
Así, una Apostilla puede seguir siendo formalmente válida y, sin embargo, el documento al que acompaña haber dejado de ser apto para el trámite concreto por haber transcurrido su período de vigencia o el plazo de antigüedad admitido.
En el caso de las Apostillas españolas, el Registro Electrónico permite comprobar la Apostilla y la validez de la firma o sello de la autoridad competente durante 25 años desde su fecha de emisión. Este período de consulta o verificación registral no debe confundirse con un plazo de caducidad de la Apostilla.
¿Cómo se solicita el trámite de Apostilla?
Cualquier portador de un documento público cuya autenticidad desee certificar puede solicitar la Apostilla de la Haya. El procedimiento depende de la naturaleza y soporte del documento y de la autoridad competente para apostillarlo.
No obstante, como regla general, el artículo 5 del Convenio establece que la Apostilla se expide a petición del firmante o de cualquier portador del documento, por lo que no tiene que ser necesariamente el titular o destinatario del documento quien solicite su expedición.
Antes de realizar la solicitud es necesario comprobar:
- Que se trata de un documento susceptible de Apostilla.
- Que el documento debe surtir efectos en un Estado respecto del cual sea aplicable el Convenio.
- Que no existe una norma que dispense de la Apostilla.
- Qué autoridad española resulta competente en atención al tipo de documento.
Cuando el documento se encuentra en soporte papel, la solicitud se dirige a alguna de las autoridades competentes para apostillarlo, teniendo en cuenta las reglas aplicables a los documentos administrativos, judiciales y notariales.
El Ministerio competente en materia de Justicia mantiene igualmente un servicio de Apostilla de documentos y permite realizar determinados trámites a través de su sede electrónica. Actualmente puede solicitarse electrónicamente la Apostilla de determinados documentos públicos que se encuentren firmados mediante un sello de órgano oficial, previa identificación electrónica del solicitante.
Cuando la tramitación electrónica resulta posible y finaliza correctamente, se obtiene una Apostilla electrónica vinculada al correspondiente documento público.
No todos los documentos pueden apostillarse actualmente mediante el mismo procedimiento electrónico, por lo que debe comprobarse, para cada documento concreto, el canal habilitado y la autoridad competente antes de presentar la solicitud.