Secretario del Consejo de Administración

El secretario del Consejo de Administración es una figura clave en el funcionamiento de una empresa, ya que se encarga de velar por el cumplimiento de las normativas y reglamentaciones que rigen su actividad.

¿Qué es el secretario del Consejo de Administración?

El secretario del Consejo de Administración es el encargado de llevar a cabo todas las tareas administrativas y de secretaría necesarias para el correcto funcionamiento del Consejo de Administración de una empresa.

Su papel es fundamental en la toma de decisiones, ya que es el responsable de mantener un registro preciso y actualizado de los acuerdos y decisiones tomadas por los miembros del Consejo.

Otra función importante del secretario es la de ser el enlace entre los miembros del Consejo, la dirección de la empresa y otros departamentos, y es responsable de la organización de las reuniones del Consejo, la elaboración de la agenda y la preparación de la documentación necesaria para cada reunión.

¿Qué funciones tiene el secretario del Consejo de Administración?

Entre las principales funciones del secretario del Consejo de Administración se encuentran:

1. Organización de las reuniones del Consejo: el secretario del Consejo es el encargado de coordinar las reuniones del Consejo de Administración, preparando la agenda, definiendo el orden del día y fijando la fecha y hora de la reunión. Es también responsable de notificar a los miembros del Consejo con suficiente antelación la convocatoria y la documentación necesaria.
2. Preparación de la documentación: el secretario del Consejo es responsable de recopilar y preparar toda la documentación necesaria para cada reunión del Consejo, como los informes financieros, los informes de auditoría, los informes de gestión, etc.
3. Registro de acuerdos y decisiones: el secretario es el encargado de llevar un registro preciso y actualizado de todas las decisiones y acuerdos tomados por los miembros del Consejo durante las reuniones. Este registro constituye un documento clave en la toma de decisiones y en el seguimiento de la actividad del Consejo.
4. Asesoramiento legal: quien ostenta el cargo de secretario del Consejo debe estar al tanto de las normativas y reglamentaciones que rigen la actividad de la empresa y del Consejo de Administración, y asesorar a los miembros del Consejo en cuestiones legales y de cumplimiento normativo.
5. Comunicación con los accionistas: el secretario es el enlace entre los miembros del Consejo y los accionistas de la empresa, y es responsable de mantener una buena comunicación con ellos, proporcionándoles la información necesaria y respondiendo a sus preguntas y preocupaciones.

Responsabilidades del secretario del Consejo de Administración

El secretario del Consejo de Administración tiene una serie de responsabilidades clave, entre las que destacan:

• Garantizar la transparencia: el secretario del Consejo debe asegurarse de que todas las decisiones y acuerdos tomados por los miembros del Consejo sean transparentes y estén debidamente documentados, para garantizar la transparencia en la toma de decisiones y la rendición de cuentas.
• Proteger los intereses de la empresa: el secretario es responsable de proteger los intereses de la empresa y de los accionistas, velando por el cumplimiento de las normativas y reglamentaciones que rigen su actividad.
• Mantener la confidencialidad: debe mantener la confidencialidad de la información que se discute y se comparte en las reuniones del Consejo, y asegurarse de que solo se divulgue la información necesaria y en el momento apropiado.
• Asegurar la eficacia del Consejo: el secretario del Consejo es responsable de asegurar la eficacia del Consejo de Administración, mediante la organización de reuniones eficientes y efectivas, y proporcionando la información necesaria para la toma de decisiones.
• Promover la cultura de cumplimiento: el secretario del Consejo debe promover una cultura de cumplimiento en la empresa, fomentando el respeto de las normativas y reglamentaciones que rigen su actividad y asegurando que se tomen las medidas necesarias para prevenir y detectar posibles irregularidades.

Algunas particularidades

Según lo regulado por la Ley de Sociedades de Capital, la figura del secretario puede ser miembro del órgano de administración de la empresa, pero también puede no serlo.

En el caso de que para el cargo de secretario se nombre a un abogado con experiencia, puede combinar las funciones de su cargo de secretario con las de asesor del órgano de administración, así como garante del cumplimiento de lo regulado en el estatuto societario y su adecuación a la ley vigente.

¿Qué ocurre con el cargo de secretario del consejo de administración en sociedades familiares?

Existen en la práctica situaciones y circunstancias peculiares en el caso de una sociedad familiar:

Algunos miembros de la familia propietaria de la sociedad realizan tareas de carácter ejecutivo en la empresa. La relación entre los miembros del Consejo de Administración, incluyendo al secretario, puede ser de una gran confianza y eso facilita las cosas, o bien con un factor de desconfianza extra, si la familia no se lleva bien, y existen suspicacias continuas de carácter económico, personal y familiar, etc.

Aunque lo ideal es que los miembros de los consejos de administración tengan una formación específica en la materia, es frecuente en la práctica que se nombre a familiares con participación elevada en el capital social, pero sin ninguna vocación ni formación empresarial. Esta falta de vocación y experiencia puede afectar a las decisiones empresariales que se vayan tomando.

También sucede que muchas empresas o sociedades familiares se encuentran continuamente bajo el control y gran influencia del fundador. Algunos miembros del consejo de administración no ejercen su función de una forma independiente, sino que firman y suscriben las decisiones del fundador o de la persona a quien él haya delegado.