Registro de jornada laboral

El registro de jornada laboral es un sistema del que disponen las empresas para llevar un control del cumplimiento del horario por parte de los trabajadores, y poder remunerar adecuadamente las horas que haya hecho el trabajador durante la semana, quincena o mes.

El registro de jornada laboral es obligatorio en las empresas desde que se aprobó la nueva normativa en marzo de 2019.

El 8 de marzo de 2019 se aprobó una nueva normativa que amplió el sistema de regulación del control de horario en las empresas. El 12 de marzo de ese año se publicó el Real Decreto-ley de Protección Social y de Lucha contra la Precariedad Laboral en la Jornada de Trabajo en el Boletín Oficial del Estado (BOE).

A partir de ese momento, las empresas contaron con un período de dos meses para hacer las adaptaciones exigibles por ley en relación al registro de la jornada laboral de la plantilla.

Llevar un registro del cumplimiento de los horarios de trabajo por parte de sus empleados no es algo nuevo. Pero esta nueva normativa lo hace obligatorio y ha llevado a las empresas a actualizar la manera en cómo llevan el registro, empleando alguno de múltiples software o aplicaciones que se han desarrollado para tal fin.

El objetivo de esta reforma fue reducir y evitar situaciones no reguladas o que pudiera resultar engañosas o fraudulentas en relación a la jornada de trabajo que ha de cumplir un trabajador: por ejemplo, horas extras que no se registraran adecuadamente y por tanto no fueran retribuidas de manera correcta, tiempos de descanso vulnerados, etc.

Con la nueva normativa toda la información que tiene que ver con el control horario de la jornada laboral en las empresas queda debidamente registrada y regulada.

Datos a tener en cuenta para el registro de la jornada laboral

Según la Guía sobre el registro de Jornada del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, los datos fundamentales que se deben tener en cuenta para un adecuado registro de la jornada laboral son los siguientes:

• Esta normativa se aplica para todos los sectores de actividad y empresas.
• Debe aplicarse a todo el personal de la organización, independientemente de la jornada de trabajo en la que cada trabajador desarrolle su labor. Esta acción se aplica incluso para aquellos trabajadores que hacen parte de su labor en la modalidad de teletrabajo.
• El registro debe ser diario e individual para cada trabajador.
• Los trabajadores que realizan jornadas de tiempo parcial también deben llenar el registro de sus horas, y en los sistemas de registro debe quedar claro cuál es el régimen de trabajo de cada trabajador.
• Deben registrarse obligatoriamente como mínimo los datos de la hora de inicio y la de finalización de la jornada laboral.
• Los datos del registro de jornada laboral deben ser conservados por la empresa por un lapso mínimo de cuatro años.
• Esa información estará a disposición del trabajador, del comité de empresa y de los organismos de inspección del trabajo y de la Seguridad Social.
• No es obligatorio registrar las pausas durante la jornada laboral, pero sí es recomendable para las empresas que se registren aquellas pausas que no son contabilizadas como trabajo efectivo.

9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores

Multas por incumplimiento

El hecho de no cumplir con la obligatoriedad de llevar este registro tendrá como consecuencia para las empresas multas que pueden ir de 625 a 6.250 euros, por alguna infracción que se detecte en el cumplimiento.

Todos los incumplimientos se catalogan como graves, así es que las multas están en esos niveles independientemente del número de trabajadores afectados por la infracción.

Los trabajadores de una empresa, además de hacer el registro de su jornada laboral en el sistema que la empresa implemente para ello, deben estar en conocimiento pleno de la duración y distribución de su jornada laboral ordinaria.

Mensualmente el número de horas extras hechas por los trabajadores de una empresa deben ser dadas a conocer al sindicato respectivo.

Herramientas para el registro de la jornada laboral

La nueva ley sobre registro de la jornada laboral no establece cómo debe llevarse ese registro. Pero es necesario que el mismo se lleve de una manera segura, que permita guardar la información, y que los registros no puedan ser alterados.

Es responsabilidad de los departamentos de Recursos Humanos de las empresas implementar un mecanismo eficiente y seguro para llevar el registro de la jornada de trabajo, bien sea de manera manual, en una hoja de papel con una cuadrícula diseñada para ello, o empleando algún sistema informático de los que se han desarrollado para ello.

Entre las modalidades que se usan para llevar el registro de la jornada laboral se puede mencionar también la hoja de Excel.

Con esta herramienta la entrada de la data continúa siendo manual, pero Excel ofrece la posibilidad de utilizar fórmulas que agilizarán luego el proceso de registro y evaluación de la información, y llegar desde el registro hasta el cálculo correcto de la remuneración que un trabajador recibirá al final de la semana, de la quincena o del mes, de acuerdo a cuál sea su período de pago.

Si se lleva el registro en Google Sheets, la hoja de registro estará a disponibilidad de todos los usuarios y se actualizará automáticamente cada vez que alguien introduzca un dato nuevo.

Hoy en día existen muchos otros sistemas más tecnológicos que permiten llevar el registro de la jornada laboral. Algunas son apps que se utilizan desde smartphones, y que trabajan leyendo códigos QR o con lectura facial de los trabajadores.

Otros son software que incorporan el fichaje de horario y se utilizan de manera integrada en los equipos de informática de la organización. Muchas veces estos software integran otras labores administrativas de los departamentos de Recursos Humanos, lo que pone también a las empresas que los utilizan en otro nivel de desempeño.

Registro de la jornada laboral en el teletrabajo

Existen muchos profesionales que trabajan hoy en día de manera remota. En la mayoría de los casos estos trabajadores deben también llevar un registro de sus horas de trabajo.

En la práctica hay diversas herramientas también para ello que permiten llevar un control de la dedicación del trabajador a través del encendido del ordenador, del uso del ratón y del teclado del mismo, así como a través de los resultados que el trabajador da a la empresa.

Es recomendable buscar asesoramiento en el mercado para ver cuál es el sistema que se adapta mejor a cada empresa, con el objetivo de llevar el registro de la jornada laboral, para cumplir con la normativa legal y en beneficio del trabajador y de la empresa.