La razón social es la denominación subjetiva que identifica a una persona jurídica. Este nombre aparece en el acta de fundación, a diferencia de otras denominaciones, y es el que se utiliza en los documentos legales.
Para que tenga validez debe ser inscrito en el Registro. Lo más frecuente es que se diferencie del nombre comercial con el que es reconocida por el público.
Razón social subjetiva y objetiva
En España, las leyes marcan una clara diferencia entre la manera de denominar a diferentes tipos de personas jurídicas. En este punto se aclara que:
- Sociedad personalista, compañía colectiva o en comandita: es requisito que posean una denominación subjetiva. Deben incluir en su nombre al menos uno de los apellidos de sus socios y las palabras ‘y compañía’ o su abreviatura. A la inversa, no pueden utilizar un nombre que no se corresponda con uno de los socios
- Sociedades de capital: este tipo de empresas tienen la facultad de optar entre una denominación subjetiva o una que sea objetiva, un nombre de fantasía que refiera a una o varias actividades.
Con respecto a esta diferenciación se identifica a la razón social como denominación subjetiva y a las demás como denominación social o de sociedad.
Responsabilidad personal en la razón social
La razón social, denominación subjetiva, es un requisito de las sociedades personalistas o comanditarias. Existe una relación directa entre este tipo de denominación y la responsabilidad personal de sus socios. La razón social se forma con el apellido de todos los que conforman la sociedad o de al menos uno con la frase ‘y compañía’.
Esta mención obligatoria del nombre colectivo implica que sus socios responden de manera personal, ilimitada y solidaria a todas las responsabilidades. La razón social representa la firma de cada uno de los socios y se hace extensiva la responsabilidad a aquellos que figuran, aunque no correspondiera estar.
Solo quedarán exceptuados de responder personalmente en los casos que los socios hayan utilizado la razón social en actos no autorizados de manera debida.
Importancia de la razón social en la facturación
En toda factura es necesario incluir la razón social, porque es el nombre legal con el que la Agencia Tributaria la identifica. Es muy común que el público no conozca esta denominación, sino que la diferencia por su nombre comercial.
Si una factura no posee la razón social, la dirección fiscal y el NIF de la empresa no será válida.
Elección de la razón social
Antes de elegir cuál será el nombre de la empresa, es necesario conocer algunas limitaciones para no perder tiempo y esfuerzos.
- No se permiten solo siglas.
- Solo se aceptan abreviaturas propias de las formas sociales como, por ejemplo ‘cía’, pero ninguna otra.
- Un dominio de Internet no puede ser una razón social.
- No se permitirá una denominación que utilice el nombre de la Comunidad Autónoma o provincia para diferenciarse de otra.
- Está prohibida una denominación idéntica a otra ya registrada o que su parecido fonético preste al público a confusión.
Solicitud de denominación social
Lo primero que debe hacer el interesado es investigar si la razón social que desean está libre o ya se encuentra registrada por otra persona. El trámite es la solicitud de nota simple de denominaciones que se realiza en el Registro Mercantil Central presencialmente, por correo o vía internet.
La información que surge de la nota simple es informativa y refleja las denominaciones ya inscritas como aquellas ya reservadas.
El siguiente paso consistirá en solicitar la certificación negativa de denominación que será requerida que tiene una vigencia de tres meses. Esta se obtiene por cualquiera de las tres modalidades habilitadas en el Registro Mercantil Central
- En sus oficinas de manera presencial, con la presentación de una solicitud de certificación impresa.
- Por correo postal a las oficinas del Registro dejando expreso el domicilio donde recibir la certificación.
- En la Web del Registro completando el formulario de solicitud de certificación.
Una vez que se ha verificado que es una denominación que no está en uso y que obtenida ya la certificación, se presenta la solicitud de denominación social. Es importante adjuntar la siguiente información:
- Nombre de uno de los fundadores o promotores que se presenta como el beneficiario de la certificación de denominación social.
- La denominación social, pueden incluir hasta cinco posibles en cada solicitud.
- La forma social o su abreviatura.
El Registro realizará una reserva de denominación social por un plazo de 6 meses. En este periodo de tiempo se debe realizar la inscripción, de lo contrario se perderá su dominio.
Modificación de la razón social
La modificación de razón social es un acto permitido bajo determinadas condiciones y según el tipo de sociedad.
- Sociedad Colectiva o Comanditaria: es obligación de la empresa realizar la modificación de razón social si uno de los socios pierde su condición.
- Sociedad de Responsabilidad Limitada o Anónima: si el socio pierde su condición no está permitido que se quite su nombre de la razón social, a excepción de aquellos casos en que se ha reservado ese derecho con anticipación.
Toda modificación de razón social tiene un control riguroso por parte del Estado con el fin de prevenir acciones ilícitas.
Conclusión
La razón social es el nombre legal de una persona jurídica y el que la diferencia del resto. Una denominación única que debe estar inscrita en el Registro Central Mercantil y aparecer detalladamente en cada factura.
Antes de la elección de la razón social es necesario verificar la disponibilidad de la denominación. Es decir, comprobar que ya no está reservado ese nombre o registrado por un tercero. Los trámites para acceder a la información y solicitar la denominación social se realizan de manera presencial, telemática o por correo postal.