Se denomina procedimiento administrativo al conjunto o sucesión de actuaciones, ordenado y orientado a alcanzar un objetivo preestablecido por el ordenamiento jurídico, para la producción de actos resolutorios y para la ejecución de actos declarativos previos.
El procedimiento administrativo es un conjunto de actuaciones que debe realizar la Administración para producir un acto administrativo.
Este concepto se aplica tanto a los procedimientos administrativos, como a los judiciales y legislativos. Dentro del procedimiento se distinguen actos en trámite, durante las distintas fases del mismo y un acto definitorio o resolución, que culmina el proceso.
Existen dos conceptos de procedimiento administrativo:
- Concepto estricto: según el que se define la sucesión de las actuaciones para producir actos declarativos y ejecutivos.
- Concepto amplio: por el que se engloba al conjunto de normas y principios para la prescripción en la forma de elaboración del acto, donde se toman los requisitos de validez y eficacia, distintos modos de revisión, de ejecución y que incluye garantías tanto generales como particulares de ese procedimiento.
Elementos fundamentales
La garantía de procedimiento tiene como consecuencia que las actuaciones se realicen de manera precisa y con los trámites que establecen las leyes.
La garantía de procedimiento tiene finalidades suplementarias:
- Eficacia administrativa: los procedimientos ayudan al orden de las administraciones, ya que están organizados, prefijados y son eficaces.
- Defensa de los ciudadanos: los procedimientos permiten saber cuál es el estado de un asunto, qué trámite se debe realizar y cuándo se resolverá el asunto.
- Garantía de derechos fundamentales procedimentales: los procedimientos garantizan que se respeten trámites, como la publicidad, el derecho de defensa, la contradicción, el derecho a la práctica con los medios adecuados y pertinentes de defensa.
El Derecho Comunitario asume con decisión el procedimiento administrativo, y sus instituciones actúan con sus trámites y sus garantías que también pueden considerarse verdaderos procedimientos administrativos.
La práctica de la administración actualmente demuestra la aparición de ineficiencias y duplicidades que han generado problemas e inseguridad jurídica. Para superarlas se necesita una reforma integral y estructural que ordene y clarifique la organización de las administraciones.
Derecho a una buena administración
El derecho a una buena administración se extiende al conjunto de iniciativas cuyo fundamento es la protección en cuanto a procedimientos:
- El derecho de las personas a que las instituciones traten sus asuntos de una manera imparcial y equitativa.
- Que se proceda en los plazos razonables.
- El derecho de audiencia.
- Que la persona pueda acceder al expediente y documentos que puedan afectarle.
- La obligación de que las decisiones administrativas se dicten con un motivo.
- Que se garantice la responsabilidad del patrimonio.
- El uso de la lengua propia.
El procedimiento, al ser un grupo de actividades preestablecidas y de trámites ordenados y secuenciados, están orientados a un resultado final, que suele ser una resolución administrativa.
Existen procedimientos administrativos comunes, que tienen una serie de actividades jurídicas definidas por las normativas de los distintos países, donde consta su realización, requisitos de validez y eficacia, modos de revisión y sus medios para ejecutarse.
Junto a esos procedimientos, coexisten otros con reglas especiales aplicables a cada tipo de actividad administrativa dependiendo de la materia. Se trata de las disposiciones sectoriales o procedimientos especiales o sectoriales, para los que existen normativas especiales de ese sector que los regulan.
Principales trámites
Todo procedimiento tiene una normativa encaminada a que se obtenga determinado fin, por lo que la Ley obliga a determinados trámites previstos legalmente. Los principales trámites que las leyes de procedimiento administrativo consideran son:
Iniciación o incoación
Puede iniciarse un procedimiento de oficio o mediante una solicitud del interesado.
Estas solicitudes deben contener: nombre y apellido de quien lo presente o de su representante, los hechos o razones y peticiones que se formulen con la mayor claridad, la solicitud, el lugar y fecha y la firma o acreditación de la identidad.
Sin embargo, el contenido de las solicitudes tiene modelos y sistemas de representación establecidos de manera impresa o electrónica.
Instrucción
Es la realización de trámites y actividades necesarios para que se pueda tomar una decisión. Se debe determinar, conocer y comprobar por medio de trámites lo que se expone. Estos trámites están legal y reglamentariamente establecidos.
Es un grupo de trámites abiertos que incluye la recopilación de documentación, remisión de escritos, y otras actividades necesarias según cada caso.
Alegaciones
Las alegaciones y las audiencias no se regulan como un trámite preciso y único, sino que son actividades que deben ser tenidos como un derecho de carácter procedimental, vinculado al derecho de audiencia.
Los interesados pueden, antes del trámite de audiencia, aducir alegaciones y aportar documentos u otros elementos decisivos que no se hayan tenido en cuenta.
Prueba
Cualquier medio de prueba es admisible en la decisión de un procedimiento, como medio probatorio que no entorpezcan el funcionamiento de la Justicia.
Trámite probatorio
Se debe abrir un período probatorio a fin de practicar las pruebas que se necesiten de acuerdo a la naturaleza del procedimiento.
Informes
Es un trámite no obligatorio ni de inexorable práctica, pero que la ley suele considerar necesario realizar.
Audiencia
Después de la redacción de la propuesta de resolución se traslada a los interesados su contenido, para dar tiempo a posibles alegaciones. Es un trámite prescindible en algunos casos.
Terminación
Es la finalización del procedimiento administrativo, con una resolución.
El procedimiento administrativo es aplicado en múltiples casos y en distintas áreas, por lo que en cada caso es especial.