Como domicilio fiscal se denomina al lugar donde se localiza el obligado tributario en su relación con la Administración Tributaria. Existen normas para determinarlo.
Tanto el domicilio social como el fiscal figuran en la tarjeta de identificación fiscal, o Número de Identificación Fiscal (NIF) de la empresa y suelen coincidir con frecuencia.
El domicilio fiscal es el lugar donde se localiza el obligado tributario en su relación con la Administración Tributaria.
Domicilio fiscal
Una persona que sea autónomo o un profesional tendrá un domicilio fiscal, que es el domicilio donde se ubica su vivienda habitual.
La Agencia Tributaria considera que es el lugar donde quienes están obligados tributariamente deben recibir las notificaciones de la administración. Por lo tanto, si a un contribuyente se le remite un requerimiento en ese domicilio, se sobreentiende que estará notificado, aún si no recibiera la notificación, salvo un error en la redacción de la dirección que se imputa a la administración.
Veamos algunas cuestiones prácticas:
Ese domicilio fiscal es el que figura en las facturas que expide y que recibe la empresa, se encuentra en los encabezados de las nóminas, porque es el que comunica a la Seguridad Social la contratación de los trabajadores.
Por ello, se debe informar un cambio de domicilio fiscal en Hacienda. Si no se informa este detalle importantísimo pueden ocurrir las siguientes situaciones:
- Si hay una mudanza de localidad y no se notifica ese cambio a Hacienda, se siguen recibiendo las notificaciones de todo tipo a esa dirección anterior.
- Cuando esas notificaciones no se contesten, será la responsabilidad de la persona, por no cumplir con su obligación de notificar el cambio de domicilio.
- Si hay defectos en facturas que se reciban, puede suceder que ese gasto no se deduzca.
- El domicilio fiscal no figura en las escrituras públicas y se puede modificar.
Domicilio social
Las entidades son quienes tienen domicilio social. Al constituirse una sociedad mercantil queda establecido un domicilio social o dirección social, que queda fijada en la escritura otorgada ante un notario.
Cuando se inscribe en el Registro Mercantil se considera ese domicilio como un lugar público, por lo que cualquiera puede ubicar esa empresa.
El domicilio social es el lugar desde el que la empresa es administrada y dirigida. Se puede considerar el domicilio del administrador o desde el establecimiento comercial que disponga la empresa. Las entidades fijan domicilio en la vivienda que tienen desde hace más tiempo.
El cambio del domicilio social se realiza solo mediante una escritura pública, que debe remitirse al Registro Mercantil para cumplimentar la obligación de publicar el cambio.
Se debe elegir un sitio en el que se perdure para evitar gastos notariales innecesarios si se hacen cambios frecuentes, por ejemplo, de local comercial. Si bien en la práctica esta elección no debería hacerse con esos criterios, sino determinar la dirección efectiva de la empresa.
Domicilio fiscal de personas físicas
Es necesario distinguir a las personas que realizan una actividad económica de quienes no la realizan, al hablar de domicilio fiscal en personas físicas.
Personas físicas que NO realizan actividades económicas
El domicilio fiscal de las personas que no ejercen ninguna actividad por cuenta propia en el ámbito económico, su residencia habitual es su domicilio fiscal. Es el caso de los trabajadores por cuenta ajena, los jubilados, los estudiantes o las personas que no trabajan en nada fuera de su domicilio.
No es obligatorio para estos ciudadanos que su domicilio fiscal no coincida con el padrón municipal, pero pueden no coincidir y de hecho es frecuente que no lo hagan. Aunque como ambos recogen una misma realidad deberían coincidir.
Sucede que nuestro Tribunal Supremo considera al padrón y al domicilio fiscal como registros independientes que no se comunican de forma automática los cambios. Una modificación en el domicilio de una persona en el padrón no supone un cambio de domicilio fiscal ni tampoco sustituye la declaración tributaria para dicho cambio.
En ciertos trámites se debe demostrar igualmente que se tiene un domicilio fiscal, que la vivienda es la habitual y que se vive habitualmente en ella y durante cierto tiempo. Para ello hay normativas que establecen ciertos requisitos.
El padrón, en este caso, se constituye como un elemento importante de prueba, aunque no es el único. Para demostrar que una vivienda es la habitual aún cuando no ha sido modificado el padrón se puede demostrar con los consumos de la vivienda, como la luz, el agua, las conexiones a internet, con los pagos de facturas y con otros trámites que incluyan ese domicilio.
De cualquier manera, conviene realizar el cambio en el padrón ante una mudanza.
Personas que SI ejerzan actividad económica
Los autónomos o los profesionales que realizan una actividad económica, que estén sujetos a IRPF.
Como en el caso anterior se considera que el domicilio es la residencia habitual, pero en el caso de los autónomos o de los profesionales pueden declarar el lugar donde desarrollen la actividad económica a la que se dediquen, o sea, el domicilio de su gestión administrativa o de negocios.
Cuando en la declaración censal se da el domicilio de la residencia habitual, también se debe declarar el lugar de trabajo porque Hacienda pide toda la información.
Se debe designar el domicilio preferente para las comunicaciones, como también otros datos de contacto, como el teléfono o la dirección de correo electrónico.
Determinación de la normativa a aplicar
Lo que hace importante la fijación del domicilio de las personas físicas, tanto si trabajan como si no ejercen actividades económicas, es que en dicho domicilio se aplican las normas legales vigentes y que son diferentes muchas veces dependiendo de la comunidad autónoma o del municipio donde esté domiciliada una persona.
Se habla en este caso de los gravámenes impositivos que se aplican con un base a nivel nacional, pero con ciertos recargos de determinados impuestos o con ciertas deducciones en ciertos casos, como las transmisiones, sucesiones o donaciones que se realicen.
Domicilio fiscal de personas jurídicas
Hacienda considera el domicilio fiscal en el lugar donde esté centralizada la gestión de la administración o en la dirección donde se realicen los negocios.
Se deben declarar todos los domicilios e informar de los cambios que se realicen. Lo mismo se debe hacer con el informe del teléfono, del correo electrónico, entre otros. Se debe informar, además, los locales que estén afectados de manera directa o indirecta a la actividad para realizar la deducción de sus gastos.
Es importante, como estamos viendo, mantener el domicilio actualizado en cualquiera de las situaciones en que se encuentre una persona, de forma individual o cuando forma parte de una sociedad.