Cuentas anuales

Las cuentas anuales son los documentos que reflejan el ejercicio económico de la empresa durante el año. Se trata de informes financieros obligatorios que permiten conocer la situación actual y se presentan en el Registro Mercantil. Los datos exigidos varían según los activos, los ingresos, la naturaleza del negocio, la cantidad de empleados y la forma jurídica.

¿Cómo se componen las cuentas anuales?

Los documentos que componen las cuentas anuales son cinco.

Balance de situación

Este documento refleja el estado financiero de la empresa en un momento determinado. Las variables que se expresan son:

• Activo: dinero, bienes, derechos de cobros, etc. Son todos los bienes y derechos de la entidad, ya sea materiales o inmateriales.
• Pasivo: obligaciones y deudas con terceros que son exigibles, y también se incluyen las provisiones.
• Patrimonio Neto: que muestra las aportaciones de capital de los socios y los beneficios que no han sido distribuidos. Es una porción residual.

Cuenta de resultados o de pérdidas y ganancias

El resultado surge de la comparación entre lo que ingresa a la empresa y lo que sale, estos movimientos son lo que se refleja en este documento. Se analiza si hay beneficios resultantes para pagar los dividendos de la diferencia entre:

• Ingresos: aumenta el patrimonio.
• Gastos: se genera una disminución en el activo de la empresa o un aumento del pasivo.

Estados de cambios en el patrimonio neto

Se reflejan los cambios que se producen en las entradas y salidas durante el año, de inicio a final. Estos dan por resultado el cambio del patrimonio neto de la empresa.

También aparece la información referente al estado de las operaciones que se han realizado con la entidad u otras entidades propietarias.

Estados de flujos de efectivo

Este componente de las cuentas anuales es el que muestra el estado de liquidez de la empresa. Se incorporan todos los datos relativos al origen y destino de los fondos como el efectivo neto de la empresa.

Memoria

La memoria se redacta junto a los demás estados financieros y sirve para complementar y ampliar la información de las cuentas anuales

¿Quién debe presentar las cuentas anuales?

Las empresas que están obligadas a presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil son:

• Sociedades Anónimas.
• Sociedades de Responsabilidad Limitada.
• Fondos de pensiones.
• Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca.
• Toda empresa que esté obligada por la ley.

Tipos de cuentas anuales

Las cuentas anuales pueden clasificarse en tres tipos diferentes.

1. Cuentas ordinarias o normales: son las que deben presentar las empresas con mayor ingreso anual o de mayor tamaño.
2. Cuentas anuales pyme: son las que están destinadas para las pequeñas y medianas empresas.
3. Cuentas abreviadas: son las utilizadas por las compañías en las que concurran dos o más de los siguientes supuestos: hasta 50 empleados, ingresos de hasta 5.7 millones de euros y un valor de activos de hasta 2.85 millones de euros.

¿Cuándo se presentan las cuentas anuales?

La normativa establece plazos legales para la elaboración y presentación de las cuentas anuales.

• 31 de marzo del año siguiente al año contable. Es la fecha límite para la elaboración y presentación de cuentas anuales.
• 30 de abril: es la fecha máxima para la legalización de los libros contables.
• 20 de junio: es el plazo límite para la aprobación de las cuentas anuales.
• 30 de julio: hasta esta fecha puede realizarse el depósito.

Incumplimiento en el depósito de las cuentas anuales

Desde el año 2022 con la implementación del Real Decreto 2/2021 del 12 de enero se fijan las sanciones para el incumplimiento del depósito de las cuentas anuales.

• 0.5 por mil del total de las partidas de activo más otro porcentaje idéntico sobre la cifra de ventas que se han incluido en la última declaración ante la Agencia Tributaria.
• En los casos en que no se aporte la declaración tributaria, la sanción será del 2 por ciento del capital social de la entidad tomando como referencia los datos del Registro Mercantil.
• Cuando sí se aporta la declaración tributaria y los porcentajes exceden el 2 por ciento del capital, luego de cuantificar este último se hará una reducción del 10%.

¿Por qué presentar las cuentas anuales?

En primer lugar, hay que elaborar y presentar las cuentas anuales porque es una obligación y, de no hacerlo, la empresa será sancionada.

Al ser públicas, las cuentas anuales son muy importantes para la posición frente a posibles inversores. Estos pueden observar la situación de la empresa y tomar decisiones como invertir o comprar.

¿Qué información de deriva de las cuentas anuales?

Todos los interesados en conocer la situación de una compañía pueden acceder a las cuentas anuales. Solo será necesario el nombre completo y el domicilio social. La información que surge de estas refleja:

• Formas de financiación de la empresa.
• Márgenes de solvencia de la compañía.
• Deudas financieras.
• Compromisos de pago.
• Los ingresos netos y brutos en el año contable.
• Las ventas de la entidad.
• Estructura de costos que tiene, incluyendo los costos fijos y los variables.
• Costos de producción.
• Patrimonio neto.
• El stock y las tasas de reposición.
• Activos y pasivos.
• Acreedores.

Conclusión

Las cuentas anuales es una obligación que tienen determinadas empresas y sociedades ante el Registro Mercantil. Con cada cierre contable debe presentarse, y su incumplimiento es sancionable según lo establecido por el Real Decreto vigente desde el año 2022.

Existen diferentes tipos de cuentas anuales que se clasifican, básicamente, según el tamaño de la empresa, la cantidad de empleados y el flujo de facturación. Aunque también hay otros factores que tienen incidencia en la obligatoriedad y el modelo a utilizar.

Este documento está compuesto por cinco elementos y refleja el estado económico de la empresa. Un aspecto muy importante para el posicionamiento de la compañía en el mercado, ante posibles inversores. Las cuentas anuales son públicas y todos los interesados tienen acceso a la información.

Si necesita elaborar y presentar sus cuentas anuales es recomendable que cuente con la asesoría profesional para evitar errores en formas o plazos que puedan resultar en inconvenientes para los intereses de la sociedad.