Apostilla de La Haya

La Apostilla de La Haya es un trámite simplificado que sirve para que los documentos de carácter legal emitidos en un país sean reconocidos de manera automática por las autoridades de otro Estado. Siempre y cuando ambas naciones figuren entre las 133 firmantes de este acuerdo de cooperación internacional.

La Apostilla de La Haya es un trámite que sirve para que los documentos de carácter legal emitidos en un país sean reconocidos de manera automática en otro Estado.

Consta de una nota (apostille en francés, de donde proviene el término) que se coloca sobre el documento cuya autenticidad se quiere hacer constar. Dicha anotación va adherida al reverso o se puede añadir una página adicional que se disponga exclusivamente para tal fin.

De esta forma, se evita que antes de usar una misiva sea sometida a un proceso de revisión adicional para que tenga validez ante las autoridades del país donde se quiera utilizar. Títulos universitarios y actas de nacimiento o matrimonio son algunos de los trámites con más solicitudes de este recurso. Pero no son los únicos.

Documentos que se pueden validar

Todos los documentos emitidos por entes del Estado son susceptibles a recibir la apostilla respectiva. Se incluyen en esta lista los que provienen de funcionarios de organismos descentralizados, pero arropados bajo los paraguas de los poderes ejecutivo y legislativo.

Así como los generados por las secretarías ejecutivas, oficiales o cualquier dependencia del Ministerio Público.

Por otra parte, las certificaciones de órganos oficiales que otorgan carácter legal a documentos administrativos de índole privado también pasan por la Apostilla de La Haya. Registros públicos, cualquiera sea su naturaleza y ratificación de fechas, son otros casos en los que se aplica.

Cuando es necesario validar que una persona reside y está con vida en una nación distinta a la de su nacimiento. Y al mismo tiempo recibe regularmente un pago proveniente de un sistema de Seguridad Social en su país de origen, con frecuencia debe apostillar un acta de Fe de Vida. Por lo general, esta es una gestión que debe adelantarse una vez al año.

Otros casos

Los poderes notariales son otros documentos de carácter privado que se validan a través de este sistema. Son necesarios para que los interesados en realizar operaciones comerciales en países de los que no son residentes o no visitan con frecuencia, puedan autorizar a terceros para que actúen a su nombre.

Arrendamientos, compra o venta de bienes muebles, así como adquirir y contratar servicios o suministros y la adjudicación de herencias, son igualmente escenarios potenciales en los que este trámite es imprescindible. En el ámbito público, sirven para solicitar y formalizar expedientes ante instituciones administrativas o judiciales. 

La Apostilla de La Haya no solo tiene implicaciones para personas naturales. Las figuras jurídicas y organizaciones comerciales también pueden hacer uso de este convenio.

Por ejemplo: cuando una empresa requiere contratar los servicios de un bufete de abogados que los represente en territorios en donde no cuentan con sedes físicas o apoderados, pero sí tienen intereses económicos.

Documentos que no pasan por la Apostilla de La Haya

Las constancias y certificados que son emitidos por embajadas, representaciones diplomáticas y consulados no requieren atravesar el proceso de apostilla.

Así mismo, algunos convenios internacionales, tanto bilaterales como multilaterales, eximen de este trámite a toda la documentación pública y privada relacionada directamente con los acuerdos respectivos.

Los documentos administrativos emitidos por las aduanas y que responden a operaciones comerciales entre particulares también están exentos.

Por otra parte, en lo que compete a los estados miembros de la Unión Europea, no requieren de esta anotación adicional los certificados de antecedentes penales cuyo ámbito está circunscrito exclusivamente a las naciones dentro del bloque regional.

Pasos previos

Cualquier ciudadano que tenga en su poder un documento público y requiera de esta certificación, está facultado para tramitar el trámite ante la autoridad competente.

En España, según lo que se quiera validar, primero se debe cumplir con una legalización y certificación previa. Según la naturaleza del caso, se debe acudir a las siguientes instancias:

• Las certificaciones de estudios no universitarios se presentan ante las Consejerías de Educación de cada Comunidad Autónoma.
• Los títulos universitarios tienen que ser validados por el Ministerio de Educación Cultura y Deporte, dentro del ámbito nacional. Los que correspondan al ámbito regional, los interesados deben acudir ante las Altas Inspecciones de las Comunidades Autónomas. (No aplica en todos los casos).
• Los certificados de propiedad de Bienes Muebles en Madrid, Barcelona, Bilbao y Valencia se presentan para la verificación previa en los respectivos Registros Mercantiles de cada ciudad. En el resto del país es necesario acudir ante el Decano Presidente del Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantil y de Bienes Muebles de España.
• La documentación de índole bancario precisa ser revisada previamente por el Departamento de Cuentas Corrientes de España.
• El Ministerio del Interior se encarga de atender todo documento relacionado con las fuerzas de seguridad del Estado y de la Dirección General de Tráfico. Este último ente también está autorizado para validar sus propios certificados.
• Los documentos de AENA y Marina Mercante. Al igual las relacionadas con pilotos y tripulantes de barcos son revisadas por el Ministerio de Fomento.
• Para los demás supuestos aquí no desglosados, se debe acudir al Centro de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia.

Cómo apostillar

La Apostilla de La Haya puede solicitarse de manera presencial o por correo electrónico. Después de cumplir con la verificación previa, los interesados deben acudir ante los siguientes entes para cumplir con el trámite definitivo:

1. Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia.
2. Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia.
3. Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia y Oficinas Delegadas de Ceuta y Melilla.

Los Estados firmantes del convenio

El 5 de octubre de 1961, los gobiernos de 70 países estamparon sus rúbricas en el acuerdo internacional que dio inicio formal a este proceso. España, junto con otras naciones europeas como Portugal, Andorra, Reino Unido, Italia y Alemania figuran entre los fundadores.

También formaron parte del grupo inaugural naciones de América Latina como México, Colombia, Ecuador, Uruguay y Venezuela.

En la actualidad, la lista de miembros del tratado se ha ampliado a 133. Marruecos, Chile, Paraguay y Nicaragua son algunos de los últimos en sumarse.