Administrador de fincas

El administrador de fincas es, con toda certeza, un cargo muy importante en la gestión de las comunidades de vecinos, ya que implica distintas funciones y responsabilidades relacionadas con aspectos comunes que afectan a los propietarios.

Desde manejar la contabilidad y procurar el buen funcionamiento de los espacios comunes, hasta gestionar negociaciones con bancos y controlar el cumplimiento de normativas, son muchas las funciones que ha de cumplir el administrador de fincas y que todo propietario debe conocer.

¿Qué es un administrador de fincas?

El administrador de fincas es un profesional contratado por la comunidad de propietarios, que se encarga de la gestión y administración todos los asuntos legales, financieros y técnicos de la comunidad de vecinos y de los bienes inmuebles rústicos propiedad de terceros, según la Ley de Propiedad Horizontal y la Ley de Arrendamientos Urbanos y Rústicos.

Esta figura, por tanto, se ocupa de mantener adecuadamente la comunidad vecinal y de asesorarlos en lo necesario.

Requisitos para ser administrador de fincas en España

El administrador de fincas de una comunidad ha de cumplir con una serie de requisitos para poder ejercer sus funciones de la mejor manera posible.

1. Ejercer una profesión adecuada

Según lo establecido en la Ley de Propiedad Horizontal, específicamente en el artículo 13.6, el cargo de administrador puede ser desempeñado por cualquier propietario (salvo el presidente) que tenga estudios o formación profesional suficiente, bien sea una titulación superior, como Derecho, Administración y Dirección de empresas, Económica, etc., o realizar y aprobar el curso del plan de estudios de la Escuela Oficial de Administradores de Fincas.

Este cargo también puede ser ejercido por otras personas jurídicas o por corporaciones.

6. Los cargos de secretario y administrador podrán acumularse en una misma persona o bien nombrarse independientemente.

El cargo de administrador y, en su caso, el de secretario-administrador podrá ser ejercido por cualquier propietario, así como por personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones. También podrá recaer en corporaciones y otras personas jurídicas en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico.

Artículo 13.6 de la Ley de Propiedad Horizontal

2. Estar incorporados al Colegio Profesional correspondiente (no es obligatorio)

La regulación del Colegio Profesional de Administradores de Fincas exige la inscripción de los profesionales que ejerzan esta profesión. No obstante, en España, aún no existe ninguna ley que establezca la colegiación obligatoria.

3. Ser elegido o contratado por la comunidad

Si bien la Ley de Propiedad Horizontal no establece la obligación de contar con un administrador de fincas, se recomienda contratar un profesional en el área para asegurar una gestión óptima de la comunidad de vecinos.

En este sentido, el administrador de fincas debe ser elegido por la comunidad de vecinos de manera asamblearia y mayoritaria.

¿Cuáles son las funciones de un administrador de fincas?

Las funciones y obligaciones del administrador de fincas están previstas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, que regula el ordenamiento de comunidades y edificios de viviendas a nivel estatal.

1. Corresponde al administrador:

a) Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.

b) Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.

c) Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.

d) Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.

e) Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.

f) Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.

Artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal

Según esta normativa, las funciones básicas del administrador son las siguientes:

Velar por el buen funcionamiento de los bienes inmuebles

El administrador de fincas tiene a su cargo la gestión de los inmuebles rústicos y urbanos, lo que significa que ha de velar por el buen funcionamiento de los mismos, sus instalaciones y servicios.

Para ello, debe realizar todas las actuaciones necesarias que garanticen su buena conservación y el cumplimiento de la normativa actual. Por ejemplo, atender a la conservación y entretenimiento del inmueble, asegurarse que todos los vecinos respeten las normas básicas de convivencia, etc.

Manejar la contabilidad de la finca

Quien se encargue de la administración de una comunidad de propietarios también debe hacerse responsable de la contabilidad y el cumplimiento de la legalidad de la misma.

Entre las tareas contables que ha de cumplir están, efectuar los pagos y realizar los cobros de recibos de inquilinos y propietarios, llevar a cabo las obras acordadas por la Junta, realizar liquidaciones, preparar el plan de gastos e ingresos, el cual deberá someterlo a la aprobación de la Junta de Propietarios, entre otras tareas.

Asumir el rol de gerente de la comunidad

Estos profesionales también asumen el rol de gerentes al encargarse de dirigir el personal empleado dentro del inmueble, realizar las gestiones necesarias para solucionar los desperfectos que surjan, supervisar y controlar a los proveedores.

Otras de las tareas que abarca el gerente es la de negociar con los bancos, las administraciones públicas y entidades como Hacienda y la Seguridad Social, con el fin de lograr las mejores condiciones económicas y servicios para la comunidad que gestiona.

Actuar como secretario de la Junta

Este papel en particular tiene que ver con la custodia de los libros de actas y la documentación relativa a la comunidad, la expedición de certificados acerca del estado de las deudas de los propietarios, la liquidación de las deudas de los propietarios morosos y las demás atribuciones que le confiera la Junta.

Otras de las funciones que tiene el administrador como secretario de la Junta es la de convocar asambleas para discutir distintos asuntos relacionados con inventarios, cuentas anuales y otros temas relacionados, además de los requerimientos de los vecinos para plantear las posibles soluciones.

Dichas reuniones deben ser dirigidas por el administrador, quien ha de redactar el acta y practicar las notificaciones que procedan.

Asesorar a los propietarios

El administrador de fincas también ejerce como asesor y consejero de la comunidad de propietarios en diferentes temáticas como, por ejemplo, presupuestos, liquidaciones, altas censales, alquileres, compraventas, traspasos, contratos, riesgos laborales, mantenimiento y otros aspectos arquitectónicos o industriales o servicios que afecten al inmueble.

Ventajas de contar con un administrador de fincas en la comunidad vecinal

• Profesionalidad. Al ser profesionales colegiados, contar con un administrador de fincas supone una garantía de que poseen la formación orientada y adecuada a las funciones que desempeñan, así como las aptitudes y experiencia necesarias para el cumplimiento de las obligaciones que acarrea este cargo.
• Seguridad jurídica. Puesto que los administradores de fincas pueden inscribirse a un Colegio Profesional de Administradores de Fincas, con ello se cubre su actuación con dos seguros. El primero es una fianza colegial de hasta 30.000 euros si ocurren desajustes o pérdidas en la gestión económica, y el segundo es un seguro de responsabilidad civil que puede alcanzar hasta los 1,2 millones de euros en caso de actuaciones incorrectas o abandono de funciones.
• Arbitraje y mediación. Conseguir un acuerdo entre propietarios, en ocasiones, puede ser sumamente difícil. En estos casos, el administrador de fincas puede actuar como mediador, entre las partes interesadas, para realizar funciones de arbitraje y facilitar el proceso, evitando recurrir a la vía judicial.

Conclusión

A pesar de que contratar a un administrador de fincas implica un gasto añadido a los gastos comunitarios, contar con los servicios de este profesional también supone muchas ventajas.

Además, contar con un asesoramiento profesional sobre los distintos asuntos que atañen a la gestión de la comunidad, también supone un ahorro económico para todos los propietarios e inquilinos.