Acuerdo de Confidencialidad (NDA)

Un acuerdo de confidencialidad es un documento que se firma entre partes, en el cual se comprometen a no divulgar ni compartir información que manejan por motivos de trabajo, o de participación en algún proyecto u emprendimiento. Es decir, se comprometen a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso

Se establecen acuerdos de confidencialidad (NDA, por sus siglas en inglés: Non Disclosure Agreement) entre empresas y colaboradores, entre profesionales que participan de un proyecto o iniciativa, entre empresas e inversores, entre los socios de un proyecto, entre otras posibilidades. Pueden ser firmados por personas físicas y también por personas jurídicas.

Los acuerdos de confidencialidad pueden ser unidireccionales o bidireccionales. En los unidireccionales, una sola de las partes comparte información sensible con los demás participantes del acuerdo y son estos quienes se comprometen a no divulgarla. En los bidireccionales dos o más partes comparten información confidencial. Este tipo de acuerdos se da por ejemplo entre empresas que colaboran de manera puntual para un proyecto específico.

Cuando un acuerdo de confidencialidad lo firma una empresa, sus obligaciones se aplican a todo el personal de la empresa. Para mayor claridad, puede incluso señalarse en el acuerdo las personas que tienen acceso dentro de la empresa a la información confidencial.

Cuando se requiere proteger información confidencial de una empresa en su relación con quienes son trabajadores de la empresa, lo que se recomienda es incluir una cláusula de confidencialidad en el contrato de trabajo.

Razones para firmar un acuerdo de confidencialidad

Los acuerdos de confidencialidad suelen firmarse cuando se considera que debe protegerse información confidencial que se compartirá en el desarrollo de un proyecto o en una operación comercial. Las personas que se relacionarán en esa iniciativa firmarán el acuerdo que protegerá la información mientras dura el vínculo y aun luego de que este haya finalizado.

Mediante la firma de un acuerdo de confidencialidad, las partes se comprometen a no divulgar la información protegida a través de ningún medio físico, electrónico, oral, escrito o de ninguna naturaleza.

El hecho de romper un acuerdo de confidencialidad tiene consecuencias jurídicas que normalmente se estipulan en el contenido mismo del acuerdo. El acuerdo debe firmarse antes de compartir ningún tipo de información sensible, y el mismo debe determinar el tiempo en que estará vigente.

En algunos casos existe información confidencial que tiene el carácter de ser secreta permanentemente, y esto deberá especificarse en el acuerdo.

Por lo general, respecto a otro tipo de información sensible, y aunque cada caso es particular, esta deberá reservarse por lapsos de entre dos y cuatro años después de finalizada la relación de trabajo o colaboración entre las partes que hayan establecido el acuerdo.

Entre los tipos de información que generalmente se protegen mediante acuerdos de confidencialidad están:

• Información comercial, que puede tener que ver con procesos de negocios (know how), diseños, marcas, fórmulas o recetas, información financiera o contable, entre otros aspectos dependiendo del negocio.
• Información industrial, científica o tecnológica, que puede tener que ver con inventos, innovaciones, nuevos modelos aún sin patentar. Debe hacerse notar que un acuerdo de confidencialidad no es lo mismo ni ofrece la misma protección que una patente.
• Datos personales confidenciales, que pueden tener que ver con información sensible de y sobre personas.

Personas con las que se recomienda firmar un acuerdo de confidencialidad

Dependiendo de las características, funcionamiento y momento en el que se encuentre un proyecto o la operación de un negocio, los propietarios del negocio y por tanto de la información se relacionarán y establecerán diversos tipos de vínculo con diversos tipos de personas.

Entre los grupos con los que en general se recomienda firmar acuerdos de confidencialidad están:

• Inversores, en etapas ya avanzadas de la relación en la que los inversores deben manejar detalles del negocio.
• Empresas o profesionales colaboradores.
• Trabajadores.
• Franquiciados o licenciatarios, si aplica de acuerdo al modelo de negocio.
• Fabricantes.
• Proveedores.
• Agencias de publicidad y mercadeo.
• Periodistas.
• Testeadores y controladores de calidad.

¿Qué debe incluir un acuerdo de confidencialidad?

Un acuerdo de confidencialidad debe incluir obligatoriamente:

1. Identificación de las partes firmantes, con la información completa en relación a sus documentos de identidad, domicilio, fecha y lugar de nacimiento, y datos de contacto.
2. Identificación de la información y el tipo de información que se está protegiendo.
3. Explicación de los motivos por los cuales se comparte esa información entre las partes en esta ocasión.
4. Definición de los derechos y obligaciones de las partes, entre las que pueden mencionarse de manera general:
   • Que las partes se comprometen a utilizar la información protegida por estos acuerdos de manera reservada.
   • Que no se divulgará ni comunicará de ninguna forma la información facilitada por la parte emisora.
   • Que se impedirá la copia o revelación de la mencionada información a terceros, a menos que la parte emisora autorice expresamente que esto pueda hacerse y se hará estrictamente en los términos en que lo autorice.
   • Que se restringirá el acceso a la información confidencial a empleados, asociados o subcontratados que puedan tener cualquiera de las partes, y que en algún momento puedan tener acceso a esa información confidencial. De ser así deberán tomarse las previsiones que adviertan de la obligación de confidencialidad también en esas instancias.
   • Que se utilizará la información confidencial o fragmentos de ella solo en el marco que establece el acuerdo de confidencialidad, absteniéndose de cualquier otro uso.
5. Definición de la duración del acuerdo, así como de las causas que podrían poner fin al mismo.
6. Establecimiento de lugar y fecha de la firma.
7. Definición de las consecuencias legales y económicas del incumplimiento del mismo. Generalmente se establecen multas. Estas deben ser justas y proporcionales con el acuerdo y con los daños y perjuicios que se puedan ocasionar con el incumplimiento. Estas penalidades cumplen además un efecto disuasorio para que el acuerdo se cumpla.
8. Establecimiento de mecanismos para la resolución de posibles conflictos, que pueden incluir mediación, arbitraje y tribunales competentes. Los acuerdos de confidencialidad tienen un carácter privado y están sujetos a las normas del derecho español.