Un acta notarial es un documento público que emite un notario, en el que hace constar y da fe de hechos que él observa en la realidad o le consta que son ciertos. Esto lo suele realizar a solicitud de la parte interesada.
Así lo establece el Reglamento Notarial, que especifica que en un acta notarial tendrá como contenido la constatación de hechos o la impresión que de los mismos tenga el notario, siempre que no se trate de actos relativos a contratos.
El acta notarial es un documento emitido por un notario el que da hace constar y da fe de unos hechos que observa en la realidad o le consta que son ciertos.
[...]
Las actas notariales tienen como contenido la constatación de hechos o la percepción que de los mismos tenga el notario, siempre que por su índole no puedan calificarse de actos y contratos, así como sus juicios o calificaciones.
[...]
En las actas notariales no se tratan negocios jurídicos, sino que se da fe de la realización de actos, de las personas que intervienen en ellos, de la fecha u oportunidad en la que se realizaron, de que los documentos que se presentan son auténticos, entre otras cosas.
Si se trata de asuntos relativos a un negocio jurídico, estos se hacen constar en una escritura pública, no en un acta notarial.
Requisitos para solicitar un acta notarial
Para solicitar un acta notarial debe el requirente expresar su voluntad de que se le emita la misma, y tener un interés legítimo en el acto que se quiera hacer constar. Se debe considerar que la actuación notarial es lícita y que con la emisión de esa acta notarial el ciudadano que la requiere está ejerciendo un derecho.
El notario hará constar de manera expresa en el acta la capacidad y legitimación del requirente, su comparecencia, su declaración y su firma.
Tipos de acta notarial
Existen diversos tipos de actas notariales. Entre ellas se pueden mencionar:
Actas de presencia
Las actas de presencia acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización. En ellas el notario expone lo que presencia sin que se exijan detalles técnicos propios de una prueba pericial.
Ejemplos de actas de presencia son las que se hacen acerca de exhibición de objetos o la existencia de una persona.
Actas de notificación y requerimiento
Las actas de notificación y requerimiento tienen por objeto transmitir a una persona una información o decisión de quien está solicitando la intervención notarial.
Las denominadas de requerimiento cumplen también el objetivo de solicitar al requerido que adopte una conducta determinada frente a un hecho o circunstancia.
Las actas de requerimiento se utilizan, por ejemplo, para solicitar el pago de una deuda. El notario puede realizar la notificación o bien mediante el envío de la cédula de notificación o requerimiento por correo certificado con acuse de recibo, o presentándose personalmente en el domicilio de la persona a quien se le hace el requerimiento. Esto último permite también tener constancia de que la persona recibió el requerimiento.
Actas de notoriedad
Las actas de notoriedad tienen por objeto la comprobación y fijación de hechos notorios sobre los cuales la persona interesada puede ejercer derechos o reclamar situaciones personales o patrimoniales, que tengan trascendencia jurídica.
Actas de manifestaciones o de referencia
En las actas de manifestaciones o de referencia el notario recoge las declaraciones que hace una persona en un determinado momento. En ningún momento opinará sobre la veracidad de dichas declaraciones, tan solo las recoge.
El declarante se hace responsable de las consecuencias que puedan tener sus declaraciones.
Actas de depósito
Las actas de depósito son actas que el notario emite en el momento en que recibe en depósito objetos, valores, documentos u otros que le puedan ser confiados para su custodia por alguna razón particular.
Cualquier depósito que se quiera dar en custodia a un notario deberá ser evaluado cuidadosamente por el notario para comprobar que no se infringe con ello ninguna norma.
En el acta de depósito se establecerán las condiciones para la restitución del bien a quien lo está entregando en depósito.
Actas de remisión de cartas
Las actas de remisión de cartas permiten acreditar el contenido y la fecha de entrega de cartas y documentos, de los cuales sea necesario tener comprobante de que efectivamente fueron remitidas mediante alguno de los procedimientos de envío que se consideran válidos.
Son un importante soporte para algún posterior procedimiento judicial que pueda requerir. Para ello se solicitará al notario que emita un acta en la cual se registre el hecho del envío de las cartas, especificando el mecanismo por el cual se hizo, el contenido de la comunicación, la fecha en que fue despachada, y el resguardo de la recepción de la misma.
Otros tipos de actas notariales
Otros tipos son actas de certificación de firmas y datos personales, actas de existencia de testamentos, actas de subastas, y actas de sorteos, entre otras.
Valor de un acta notarial
El notario emite el acta notarial que se le solicite siguiendo las formalidades de la ley, en ejercicio de sus funciones y dentro de los límites de su competencia.
El acta notarial, como documento público que es, queda en resguardo del protocolo del notario que la emite. De ella podrán solicitar copias el solicitante y otras personas que tengan un interés legítimo en su contenido, así como la autoridad judicial en caso de requerirse.
Un acta notarial prueba el hecho que constituye su objeto de manera incontestable. Su contenido no es discutible ni siquiera en sede judicial, a menos que se establezca un procedimiento de querella por falsedad.
De la misma forma, un acta notarial es un instrumento de gran utilidad que permite a un ciudadano preconstituir pruebas de hechos que pudieran posteriormente ser necesario alegarse en el ámbito judicial, administrativo o privado. Entre otras cosas, porque puede suceder que en el momento en que deban exponerse los hechos hayan desaparecido, pero en el acta notarial quedará constancia de que en un momento dado existieron.
Para que un notario emita un acta debe asegurarse de que el interés de la persona que la solicita en el asunto es legítimo. Es decir, que existe una causa que justifique la solicitud, que no se trata de que el solicitante se está inmiscuyendo en la esfera personal o jurídica de otra persona, que no se estén invadiendo otras esferas judiciales o administrativas que tengan otros mecanismos de hacer constar algún hecho.
Además, debe asegurarse de que lo que se le solicite que haga constar en el acta sea lícito, es decir, que no viole la intimidad, el domicilio de alguien o su propia imagen.
La actuación del notario debe ser imparcial, hará constar los hechos y circunstancias tal como los observa sin introducir elementos de interpretación, ni otros que puedan inducir a confusión.