Acta de notoriedad

El acta de notoriedad es un documento de carácter público que tiene como objetivo principal establecer afirmaciones o actos conocidos, probados y fijados como prueba para futuros trámites o procesos judiciales.

En su naturaleza como documento de prueba, el acta de notoriedad queda registrada con el propósito de testimoniar hechos o declaraciones de testigos. Su alcance es amplio, abarcando derechos reales o personales, situaciones patrimoniales, personales o negocios jurídicos. Esto le confiere un carácter publicitario al ser dictada por un notario o juez.

Una vez redactado, el contenido del acta de notoriedad elimina la necesidad de probar el hecho o declaración en un juicio posterior. Sin embargo, para su utilización en un juicio, es necesario que sea homologada por el juez.

¿Qué es un acta de notoriedad?

Las actas de notoriedad se inician siempre a instancia de parte, es decir, a solicitud de la persona interesada en validar un hecho específico. Un ejemplo práctico de su aplicación es cuando una persona ha sido designada como legataria condicionada a finalizar sus estudios de Grado en Derecho.

Mediante un acta de notoriedad, el legatario puede demostrar ante un Notario que ha cumplido dicha condición, presentando su expediente académico y la solicitud de su título universitario. Con esta acta, puede obtener el abono del legado al presentarla al heredero gravado o albacea.

Las actas notariales, según el artículo 144 del Reglamento Notarial, se centran en la constatación de hechos o percepciones del notario que no califican como actos y contratos. A diferencia de otros documentos notariales, como escrituras públicas y pólizas, las actas de notoriedad tienen como objeto los hechos, no los contratos.

¿Para qué sirve un acta de notoriedad?

Las actas de notoriedad desempeñan un papel fundamental al declarar como notorios o probados ciertos derechos o situaciones con implicaciones en la esfera patrimonial o personal de individuos específicos. Son empleadas en diversas situaciones prácticas.

Por ejemplo, en el ámbito sucesorio, el uso de actas de notoriedad es común cuando se necesita probar hechos o circunstancias específicas que dan lugar a derechos hereditarios, especialmente en llamamientos condicionales. Así mismo, pueden ser útiles para demostrar el cumplimiento de una condición específica, como en el ejemplo visto en el apartado anterior.

Contenido y requisitos

El contenido esencial de un acta de notoriedad incluye pruebas realizadas, requerimientos a los implicados y terceros, alegaciones de terceros respecto a las pruebas y declaraciones, justificantes de citaciones, y hechos conocidos y probados.

Para la firma de estas actas, la persona firmante debe comparecer en la notaría con su Documento Nacional de Identidad (DNI) en vigor. En caso de ser extranjera, debe presentar su pasaporte y NIE originales.

Cuando se actúa en nombre de un tercero, además del DNI se requiere la copia auténtica del poder notarial correspondiente. Si se hace en nombre de una sociedad, se deben proporcionar documentos como el poder notarial o nombramiento del administrador, la constitución de la sociedad, y el acta de titularidad real.

En el caso de empresas extranjeras, se exige documentación adicional como la traducción y apostillado de los documentos societarios, certificado de inscripción en el registro correspondiente, NIF español de la empresa extranjera, y pasaporte y NIE en vigor del representante.

Procedimiento

Para iniciar este proceso, la persona interesada debe presentar un requerimiento ante el Notario elegido. En este documento, la persona requirente debe acreditar su interés legítimo y declarar, bajo su responsabilidad, la certeza del hecho que se pretende declarar notorio.

Si el Notario competente acepta el requerimiento, llevará a cabo todas las pruebas necesarias para comprobar la notoriedad pretendida. Puede solicitar al interesado documentos y medios de prueba, así como realizar requerimientos y notificaciones personales o por edictos, según sea necesario.

En casos en los que el hecho declarado pueda perjudicar a terceros, se notificará la iniciación del acta, permitiendo a terceros alegar en defensa de sus derechos en un plazo de 20 días.

Todas las pruebas, requerimientos, citaciones y demás detalles relevantes se registran en las actas de notoriedad, junto con las reservas de derechos correspondientes. Tras el examen y calificación de las pruebas, si el Notario estima justificada la notoriedad pretendida, lo expresará, concluyendo así el acta.

Pruebas

En el proceso de elaboración de un acta de notoriedad, se pueden llevar a cabo diversas pruebas.

Una de las prácticas más comunes consiste en la presentación de pruebas documentales por parte de los interesados. Estas pueden incluir contratos, certificados emitidos por administraciones, escrituras públicas, etc.

Otra modalidad de prueba frecuentemente empleada es la testifical, que implica la comparecencia de personas con relación personal o patrimonial con la cuestión bajo consideración en el acta de notoriedad.

Otros aspectos a tener en cuenta

El coste estimado para otorgar un acta de notoriedad se presenta como un presupuesto informativo no vinculante. Este presupuesto se calcula considerando dos criterios fundamentales:

1. El conocimiento sobre el Arancel Notarial (Real Decreto 1426/1989, de 17 de noviembre)
2. La experiencia diaria en la elaboración de este tipo de documentos notariales.

Es esencial tener en cuenta que ciertas modalidades de actas de notoriedad, como las de declaración de herederos intestados, están reguladas por normativas específicas. Por lo tanto, se deben seguir los procedimientos y requisitos particulares establecidos en estas normativas.

Para obtener información detallada sobre las actas de notoriedad, se puede consultar la normativa aplicable en:

• Ley del Notariado. El artículo 17 establece de manera general que "el notario extenderá y autorizará actas".
• Reglamento Notarial. Los artículos 209 y siguientes del Decreto de 2 de junio de 1944 regulan específicamente las actas notariales de notoriedad.

En el caso de que se inicie un proceso judicial relacionado con los mismos hechos objeto de un acta de notoriedad, la instrucción de esta última se interrumpirá. Esta interrupción persistirá durante el proceso judicial y se levantará cuando la demanda sea desistida, cuando no prospere por sentencia firme, o cuando se declare caducada a instancia del actor.